Hoe hebben jullie het dienstenpatroon en het rooster aangepast?
Diana: “We zijn begonnen met één afdeling en hebben alle beschikbare uren opnieuw verdeeld. Dit hebben we gedaan met een kleine groep medewerkers, omdat zij het beste weten hoe de dag verloopt. We hebben nu acht 8-uursdiensten en twee 6-uursdiensten gemaakt. We experimenteren ook met starttijden voor meer flexibiliteit.”
Het team streeft naar een nieuwe mindset; ochtendzorg hoeft niet per se om 10.00 uur klaar te zijn. “Daarom gaat nu een groep medewerkers zorginhoudelijk kijken naar de dag en hoe we de zorgpiek kunnen verlagen en verlengen.”
”Huiskamerassistenten spelen hierin ook een rol door taken van zorgmedewerkers over te nemen. Hierdoor kunnen cliënten later geholpen worden.”
Wat is jouw rol als teamleider hierin?
“Mijn rol is om sturend, flexibel en meegaand te zijn en het overzicht te bewaren. We hebben bijvoorbeeld laten zien dat we door onze korte ochtenddienst weg te nemen, per maand 31 diensten minder nodig hebben. Daarom hebben we deze maand bijvoorbeeld maar 10 diensten openstaan en niet 41. Op veel van deze momenten hadden we anders een ZZP’er ingezet, wat het team nu zelf heeft opgelost.”
Wat levert het op?
“Ik heb het idee dat het ziekteverzuim op deze afdeling begint te dalen omdat medewerkers meer rustperiodes hebben tussen de diensten.”
Merk je aan de medewerkers ook dat ze door meer eigen regie meer werkplezier ervaren?
“In het hele proces naar meer eigen regie merk je dat het steeds beter gaat. De eerste keer was een uitdaging om na te denken hoe openstaande diensten konden worden opgelost. De tweede keer ging het alweer beter. En de derde en laatste werksessie met huiskamerassistenten, die hadden hun rooster zo dicht zitten.”
Hoe reageren andere teams op jullie veranderingen?
“Sommige teams zijn nog best huiverig, omdat ze vooral de negatieve geluiden horen van collega’s bij het koffiezetapparaat. Daardoor denken ze dat het niet kan. Maar medewerkers die heel tevreden zijn, hoor je nauwelijks. Daarom gaat een van onze medewerkers een verhaal schrijven. Hij wil zo andere teams motiveren om ook mee te doen. Verandering kost tijd en energie, ook wanneer je ervoor openstaat. Hopelijk voelen collega’s de ruimte om te mogen veranderen.”
Hoe hebben jullie langere diensten gemaakt voor de huiskamerassistenten? Dit is voor veel organisaties vaak een knelpunt.
“Daar zijn we nu druk mee bezig. De huiskamerassistenten hebben zelf ideeën bedacht om hun werk anders in te delen. Bijvoorbeeld door een half uur eerder te beginnen met het serveren van ontbijtjes op bed. We willen het voor de cliënten meer als thuis maken. Bijvoorbeeld door ze eerst in hun badjas naar de huiskamer te laten gaan voor het ontbijt, en daarna pas te helpen met de ochtendzorg.
De huiskamerassistenten zoeken naar manieren om de zorg te ontlasten. We moeten af van het idee dat onze cliënten altijd gewassen en gestreken moeten zijn, op elk moment van de dag en elke dag van de week. Terwijl we zelf toch ook weleens rondlopen in een joggingbroek? Maar hierbij is het ook heel belangrijk om de mantelzorgers en familie mee te nemen. Het betekent niet dat iedereen om 12.00 uur nog in de pyjama zit, maar als een cliënt dat zelf eens wil, dan mag dat wel.”
Wat zijn de uitdagingen waar jullie tegenaan lopen?
“Het is een hele kluif. We moeten de medewerkers betrekken en een keuze geven. Vind jij je diensttijd heel belangrijk en kan dat niet op je eigen afdeling? Dan kun je misschien bij een andere afdeling gaan kijken. Vind jij je eigen afdeling heel belangrijk? Dan moet je genoegen nemen met de mogelijkheden die we daar hebben. We kunnen niet alles bieden.”
Wat zijn de vervolgstappen?
“Ik denk dat we de meeste kritische geluiden nu gehad hebben. De kritiek die er nu nog is, gaan over de werkinhoud. Daar moeten we nu de puntjes op de i gaan zetten. Collega’s bewustmaken dat er meer mogelijk is dan we denken.”
“Ik hoor bijvoorbeeld nog vaak dat medicatie in de ochtend wordt gegeven, maar is dat echt nodig? Als onze zorgmedewerkers zo’n verandering willen en onze organisatie dat ondersteunt, dan moeten we ook andere disciplines erbij betrekken. Onze zorgmedewerkers hebben het potentieel gezien, maar de verandering is veel breder dan alleen de zorgmedewerkers. We moeten nu ook met bijvoorbeeld de behandelaren gaan overleggen, die misschien nog wel meer vasthouden aan hoe het altijd al is geweest.”
“Het inzetten van andere diensten en op een andere manier zorgen gaat voor iedereen goede gevolgen hebben zoals minder vacatureruimte. Soms moet er een aanpassing komen die collega’s voelen of vervelend vinden maar daar staat tegenover dat het veel oplevert.”
Wat is je advies aan andere organisaties?
“Begin klein, doe het stap voor stap en betrek je medewerkers, want je doet het voor hen. Het zijn patronen die doorbroken moeten worden en dat proces kost tijd. Kijk daarom niet naar gisteren maar naar een half jaar geleden. Dan zie je het resultaat en de stijgende lijn.”
