Werkplezier is dé reden om contractuitbreiding te overwegen, zien wij in onze enquêtes onder medewerkers. Voor werkplezier is een prettig rooster (behouden) cruciaal. Hoewel veel mensen denken dat grotere contracten en fijne roosters niet samengaan, zijn er in de praktijk wel kansen. Daarom besteden wij in onze intensieve HPP-verandertrajecten veel aandacht aan roostering.
6 maart 2023
In de zorg zien we voor contractuitbreiding meerdere belemmeringen. Bijvoorbeeld veel opkomstmomenten door korte diensten; in de wijkverpleging zijn diensten van vier uur niet ongewoon. Een tweede belemmering is de onduidelijkheid die kan ontstaan door bestaande roosterregels en informele afspraken binnen teams. Ook zien we dat kansen tussen teams niet altijd benut worden door een ‘eilandjescultuur’.
Prettige én gezonde roosters creëren voor grotere contracten kan een uitdaging zijn. Roosteren is immers een complex proces dat wordt beïnvloed door tal van factoren en betrokken partijen. Toch zijn er in de praktijk genoeg mogelijkheden.
De HPP-aanpak op roostergebied
We gaan tijdens een HPP-traject gericht aan de slag met plannen en roostering en betrekken medewerkers direct bij het verbeterproces. Onze roosterexpert werkt nauw samen met een betrokkene op het gebied van plannen en roosteren van de organisatie.
We focussen op drie oplossingen: minder opkomstmomenten door het creëren van langere diensten, regels en afspraken binnen teams bespreekbaar maken (en waar nodig doorbreken), en de voordelen voor vaker teamoverstijgend werken en plannen inzichtelijk maken.
Om deze oplossingen te realiseren, hebben we verschillende sessies ontwikkeld: de Roosterscan, de workshop Planning in Zicht en de Roostersessie. We streven naar een balans tussen brede bewustwording op het thema en op teamniveau aan de slag gaan met de uitdagingen in het rooster. We behandelen diverse onderwerpen, zoals de verhouding tussen teamomvang en het dienstenpatroon, de implicaties van bestaande afspraken binnen teams over roostering, kansen om zorgmomenten te verschuiven en indirecte zorg planbaar te maken voor meer voorspelbaarheid in het rooster.
Impact in de praktijk: Aafje
Planning in zicht
Een steengoed voorbeeld uit de praktijk is hoe de workshop Planning in Zicht bij zorgorganisatie Aafje hielp om het rooster te verbeteren. In die workshop bespreken wijkverpleegkundigen, managers zorgmedewerkers en planners de uitdagingen bij het roosteren (van grote contracten) en zoeken ze samen naar oplossingen. Daarnaast denken de regiomanager, teamcoaches en trainers-on-the-job proactief mee over kansen en mogelijkheden om veranderingen in gang te zetten.
Van kort naar lang
Een wijkteam van Aafje (14 medewerkers) had te maken met een flinke terugloop van zorg en wilde graag meer cliënten aannemen en routes laten groeien. In het oorspronkelijke dienstenpatroon zaten voornamelijk korte routes: vijf keer 5,5 uur en één keer 4 uur.
De oude situatie:
Het team heeft gekeken welke zorgmomenten verplaatst konden worden naar de middag, en is begonnen met het aannemen van nieuwe cliënten in de middag. De planner en wijkverpleegkundige zijn gingen na de workshop samen aan de slag gegaan met onder andere het HPP Tipsdocument Roosteren om het dienstenpatroon te veranderen. Ze betrokken hun collega’s actief in de verandering.
En met resultaat! Het nieuwe dienstenpatroon bestaat uit vier routes van 7,5 uur in de ochtend, twee routes van 6 uur en één route van 3 uur in de avond.
Nieuwe situatie:
Hiermee sluit het nieuwe dienstenpatroon beter aan bij het totale aantal contracturen van de medewerkers in het team. Daarnaast is in de routes structureel een pauze ingepland zodat medewerkers meer rust in de route nemen en ervaren.
De planner is bovendien een Helpende Plus (niveau 2), waarvan nog veel te vaak gedacht wordt dat zij alleen maar ADL-zorg kunnen (en mogen!) doen.
Voorwaarde
Om dit alles mogelijk te maken, is het belangrijk dat de hele organisatie het thema roostering doorleeft. Zo gaf de regiomanager bij Aafje haar volledige steun aan de teams en woonde de Roostersessies zelf bij. Dit illustreerde haar support én die van de organisatie.
Dit proces vergt tijd en inzet, waarvoor iemand binnen de organisatie eigenaarschap en voldoende tijd moet nemen en krijgen om met de teams aan de slag te gaan. Ook moet de organisatie nadenken over schaalbaarheid en tijdslijnen.
Tenslotte, uiteindelijk zorgt de samenwerking van alle betrokkenen binnen de organisatie ervoor dat er nieuwe mogelijkheden ontstaan.
