Officemanager

Het Potentieel Pakken zoekt een office manager die de spin in het web van onze organisatie wordt. Jij helpt bij de verdere professionalisering van onze social startup  en zorgt ervoor dat alles binnen onze snelgroeiende organisatie op rolletjes loopt. Omdat jij een kei bent in organiseren, dingen snel geregeld krijgt en precies weet hoe het zit, weet iedereen jou te vinden. Nu moeten wij jou nog vinden…

 

Wie zijn we?

Stichting Het Potentieel Pakken (HPP) heeft als missie het potentieel op de arbeidsmarkt optimaal te benutten. Dat doet zij door het oplossen van uitdagende arbeidsmarktvraagstukken middels innovatieve en concrete projecten.

Sinds de start in 2019 heeft HPP enorme voortgang geboekt. Bijvoorbeeld op ons eerste initiatief Contractuitbreiding in de Zorg: een vernieuwende aanpak om arbeidstekorten in de zorg aan te pakken. Door ‘proeftuinen’ bij vier zorginstellingen hebben we een traject van zes maanden ontwikkeld, dat bestaat uit vier fases. We starten met een korte diagnosefase waarin op basis van data en feiten potentieel en belemmeringen voor het realiseren van grotere contracten in kaart gebracht worden. Daarna volgt een fase waarin een HPP-team in nauwe samenwerking met zorgmedewerkers, HR, managers en bestuurders aan de slag gaat met oplossingen. Een traject wordt afgesloten met een plan voor opschalen en borging, waarna een instellingen zelfstandig doorgaat.

De eerste resultaten van ons werk zijn veelbelovend, en er is grote belangstelling voor de inzichten en aanpak van HPP. Als organisatie heeft HPP dan ook de ambitie om in de komende jaren flink te groeien: binnen de zorg, het onderwijs en op nieuwe gebieden.

Binnen de zorg zal HPP haar aanpak in de komende jaren binnen een groot aantal zorginstellingen uitrollen. Daarnaast richt HPP zich op het verder aanscherpen, automatiseren en digitaliseren van de aanpak, het delen van kennis en ervaring middels rapporten en de zogenaamde HPP bootcamp en het creëren van landelijke bewustwording onder zorgmedewerkers door het hele land op het thema contractuitbreiding. HPP onderhoudt ook contacten met veel verschillende partners, zoals ministeries, sociale partners en politieke partijen om systemische issues te agenderen. Verder werken we samen met een grote groep partners zoals zorgverzekeraars, sociale partners en ministeries.

Het team van HPP is in de afgelopen maanden gegroeid van 5 naar 19 mensen, aangevuld met een pool van talenten die vanuit hun werkgever tijdelijk zijn gedetacheerd om voor HPP te werken. De ambitie is om in 2022 uit te breiden naar ~25 medewerkers.

 

Wat zijn jouw verantwoordelijkheden?

In deze rol moet je van alle markten thuis zijn en een talent hebben om te multitasken. Door de variatie aan werkzaamheden, heb je geleerd om flexibel te zijn en op diverse adhoc situaties in te spelen. Alles op kantoor loopt door de office manager op rolletjes. Naast secretariële taken organiseer jij net zo makkelijk een teamdag. Jouw takenpakket bestaat onder andere uit een fijne onboarding van nieuwe collega’s, het onderhandelen met leveranciers, maar ook het ondersteunen bij de financiële administratie en het inkopen van kantoorartikelen.

  • Je bent de ‘go to person’ voor alle teamleden, omdat jij weet wat er speelt, dingen snel geregeld krijgt en weet waar je moet zijn voor het juiste antwoord;
  • Je regelt diverse facilitaire zaken, denk aan de inkoop van kantoor- en lunchartikelen, relatiegeschenken, verzekeringen en het budgetbeheer daarvoor;
  • Je onderhoudt contact met onze huisvestigingslocatie over het gebruik van kantoorruimte, externe overlegruimtes, gebruik van parkeerplaats etc.;
  • Je bent verantwoordelijk voor het optimaal functioneren van onze ict omgeving (hardware en software) en onderhoudt het contact met onze ict leverancier;
  • Je zorgt voor het administratief verwerken van alle inkomende facturen en declaraties binnen ons boekhoudprogramma en werkt hierin nauw samen met de operationeel directeur als eindverantwoordelijke;
  • Je ondersteunt bij het onboardingproces van nieuwe medewerkers door de juiste aanmelding van nieuwe collega’s bij relevante instanties en digitale portals, zoals pensioen, salarisadministratie, ns business card etc.;
  • Je verricht ondersteunende administratieve werkzaamheden bij contractbeheer en het opstellen van juridische documenten;
  • Je organiseert events voor de organisatie, zowel voor het team als (grootschalige) externe bijeenkomsten en regelt vergaderlocaties voor externe bijeenkomsten;
  • Je zorgt voor de jaarplanning en bent verantwoordelijk voor het inplannen van alle organisatiebrede activiteiten en wekelijkse team meetings;
  • Je beheert de algemene infomailbox en zorgt voor de juiste afhandeling hiervan;
  • Je ondersteunt bij het agendabeheer van het leiderschapsteam en plant desgevraagd afspraken voor hen in.

Wat vragen we?

  • Je hebt HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur een opleiding richting management – of directiesecretaresse
  • Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie;
  • Je bent organisatorisch sterk en draait je hand niet om voor het organiseren van kleine of grote bijeenkomsten.
  • Je kan goed multi-tasken en meerdere ballen tegelijk hooghouden;
  • Je hebt aantoonbare ervaring met financieel administratieve werkzaamheden;
  • Je behoudt het overzicht en weet prioriteiten te stellen;
  • Je bent stressbestendig, werkt zelfstandig en gestructureerd;
  • Je houdt van aanpakken, bent praktisch ingesteld en denkt in mogelijkheden. Je gaat altijd op zoek naar wat er wél kan, ook als dat lastig lijkt;
  • Je voelt je comfortabel bij de dynamiek van een jonge organisatie: samen bouwen en af en toe het wiel helemaal moeten uitvinden;
  • Je hebt ruime ervaring met MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;

Wat bieden we?

  • Je wordt onderdeel van een ambitieus en maatschappelijk betrokken team dat bestaat uit mensen met verschillende expertise, ervaring en achtergronden;
  • Je werkt in een professionele organisatie, waar hard gewerkt wordt, maar teamgevoel, humor en de mens ‘naast de professional’ ook een belangrijke plaats hebben;
  • Het betreft een functie van 32-40 uur per week. We hebben een kantoor in Amsterdam;
  • Je verdient een marktconform salaris, inclusief pensioenopbouw, 25 vakantiedagen en een persoonlijk ontwikkelingsbudget.

Ben je geïnteresseerd of wil je meer weten?

Stuur je CV en een korte motivatie voor 20 oktober naar werken@hetpotentieelpakken.nl 

 

We horen graag van je!